Projekt menedzsment a kiskereskedelemben - miért fontos és hogyan csináljuk megfelelően?
Egy kiskereskedelmi projekt kivitelezése komplex feladat, mely komoly szervezést, szigorú időbeosztást, és precíz munkát igényel. Az üzlethelyiségek bérlése, kialakítása, a munkaterv elejétől a végéig történő menedzselése szigorú játékszabályok szerint kell, hogy történjen, máskülönben a végeredmény komoly deficit is lehet. Mind a megrendelő, mind a kivitelező szempontjából.
De hogyan is zajlik valójában egy ilyen munkafolyamat? Miért akkora a jelentősége a megfelelő Time Management-nek, amekkora, és milyen állomások szerint történik pontosan a kivitelezés?
Mit jelent a kiskereskedelmi projekt menedzsment?
A kiskereskedelmi projektek menedzsmentje egy olyan, összetett munkafolyamat, mely az üzlethelyiségek bérlésétől kezdve, a tervezésen és kivitelezésen át minden lényeges lépést magába foglal. Egy projekt sikeres levezénylése során a kezdetektől fogva, egészen a tanácsadástól a kivitelezésig kell kézben tartani a dolgokat annak érdekében, hogy minden a határozott terv szerint haladjon.
Jómagam a kiskereskedelem terén tevékenykedő cégek számára nyújtok üzleti tanácsadást. Olyan vállalatoknak, melyek plázákban bérelnek üzlethelyiséget, kialakításra és üzemeltetésre váró boltjaik számára. Ezeknek a boltoknak a kivitelezésével, a projekt elejétől a végéig való menedzselésével foglalkozom.
És hogy miért fontos ez a feladat? Azért, mert a szervezés és a kivitelezés magas fokú precizitást és pontatlanságot nem tűrő gvalósítást igényel.
Az idő, mint kritikus tényező
A projektek levezénylése során az egyik leginkább lényeges tényezőt az idő jelenti. Kiemelten fontos a megfelelő Time Management, hiszen az üzlethelyiségek kiépítése során is mindent időben kell kivitelezni. Éppen ezért a munkaterület átadása előtt már tudnia kell a kivitelezőnek, hogy mely munkafázisra mennyi időt szánnak majd.
A hatékony Time Management során rengeteg dologgal kell számolnunk. A konkrét építkezés mellett az anyagok beszerzési idejével, valamint a plázák esetében történő, éjszakai munkavégzéssel, vagy épp a munkások megfelelő pihenőidejének biztosításával is.
Rossz kalkuláció esetén egyetlen nap csúszás az egész munkafolyamatot borítja, és óriási kieséssel jár. A megcsúszott munka miatt kötbért kell fizetni: Bérbeadó kötbérezi a kiskereskedőt, aki ezután tovább kötbérezi a kivitelezőt.
Arról nem is beszélve, hogy egy nap kiesés az árbevételben is hatalmas hiányt eredményezhet. A nyitásnaptól kezdve a kereskedő akár több milliós árbevétellel számol, ami megjelenik az éves árbevételben. Egyetlen nap csúszás súlyos profit kiesést jelent.
A kivitelezés miatti csúszás tehát egy visszafordíthatatlan láncreakciót indít el, melynek eredménye a komoly, anyagi veszteség. Éppen ezért a projekt megfelelő menedzsmentje óriási jelentőséggel bír, feladata pedig összemosódik a hatékony, pontos időgazdálkodással.
Hogyan zajlik egy kiskereskedelmi projekt kivitelezése?
A kivitelezési folyamat kézben tartása szintén a projekt menedzsmentjének feladata. Ez egy összetett folyamat, melyet lépésről lépésre szemmel kell tartani, és folyamatosa, tudatosan irányítani kell.
Első lépésben a bérbeadó a bérlő rendelkezésére bocsát egy teljesen üres, sem világítással, sem klímával nem rendelkező üzlethelyiséget. Ezzel kell később dolgozni, megfelelő időbeosztással kulcsrakész üzletet varázsolni belőle.
Második lépésként a helyiség felmérése következik. Először általában a 2D vagy 3D tervrajzok megszületésére kerül sor. Ezután következik a gépészet következik (hűtés/fűtés, elektromos munkák, tűzjelző és áruvédelmi rendszer kialakítása). Közben már elindul a padló burkolati előkészítése és az álmennyezeti munkák is megindulnak. A folyamat utolsó harmadában érünk el a gipszkarton munkákhoz, festéshez, javításokhoz és a back office (raktár, iroda) végleges kialakításához. Jó esetben ekkor már bent van az üzlet nagy felületű kirakat üvege is.
Mint sejthető, ezek a folyamatok mind időráfordítást igényelnek, különösen a padlókiegyenlítési, és egyéb felület előkészítési munkák. Ezek a választott anyagtól függően akár több napos száradással is járnak, és a költséghatékonyság szempontjából nem mindegy, hogy a száradási idők alatt semmilyen más szakterület nem tud dolgozni, vagy a projekt menedzsment figyelt arra, hogy ezekre a holtidőkre is jusson munka egy-egy szakágnak.
Vegyünk egy példát:
Egy 180 négyzetméteres shell and core üzlet átvétele után a cégnek hat hétig nem kell bérleti díjat fizetnie. Ez azt jelenti, hogy a kivitelezőnek ennyi ideje van arra, hogy minden szükséges munkát elvégezzen, és a bolt kulcsrakész, nyitásra alkalmas állapotba kerüljön. Bármilyen csúszás esetén azonban már kötbért kell fizetni.
Ez azt jelenti, hogy a munkaterület átadása előtt a kivitelezőnek már tudnia kell azt, hogy melyik munkafázisra mennyi időt szánhat majd. Ami pedig kizárólag csak a munkafolyamatok és az építés során használt anyagok különleges tulajdonságai ismeretében lehetséges.
Azt, hogy a munkálatokra milyen anyagot érdemes választani, a projektmenedzsment prezentálja a kiskereskedő számára. Sok esetben a gyorsabb munkavégzéshez drágább alapanyagok szükségesek. A lényeg az, hogy tisztában kell lennünk az anyagok tulajdonságaival, hiszen a tervezés során rendkívül sokat számíthat például egy adott padlóanyag száradási, kötési ideje is.
Milyen a jó kivitelező?
A jó kivitelező már az árajánlat időszakában tanácsod ad az ügyfelének. Véleményezi azt, hogy milyen a kigondolt technológia, mik lehetnek annak előnyei és hátrányai. Hogy létezik-e a piacon jobb megoldás, és ha igen, annak mik a költségvonzatai.
Éppen ezért ismernie kell a munka során használt anyagokat, tisztában kell lennie annak minden belső és külső tulajdonságával.
Mindezek mellett megfelelően, a legalkalmasabb platformon kell kommunikálni az ügyféllel a munkamenetet illetően. Napi frissítésekkel kell ellátnia őt az üzlethelyiség épülését illetően, illetve gyorsan, hatékonyan kell tárgyalnia az esetlegesen felmerülő problémákról, nehézségekről.
A tökéletes projekt menedzsment feladata pedig az, hogy ezt a sokrétű és komoly precizitást igénylő munkafolyamatot összehangolja. Nem egyszerű. De van remény 🙂